Кассовая книга (форма ко-4) в 2021 году

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

  • 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
  • 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
  • 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
  • 71 – расчеты с подотчётными лицами;
  • 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
  • 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

  • неверные данные просто зачеркиваются;
  • сверху пишутся верные сведения;
  • правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
  • если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
  • после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании. Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках

Только после этого производится аннулирование страницы

Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

Разновидности кассовых книг

Главной формой считается КО-4. Заполняется она вручную лично кассиром, обязательно — правильно. Однако все большей востребованностью и популярностью пользуется бланк (форма КО-4) в электронном виде. Таким образом, вести кассовую книгу можно вручную (форма КО-4) и в режиме онлайн.

2.1. Как заполнять бланки?

Привычный и наиболее часто используемый вариант кассовой книги – на бумажных носителях. Этот способ также подразделяется на два основных: можно купить уже готовую кассовую книгу и правильно заполнять ее вручную или оформить книгу самостоятельно при помощи компьютера:

  • Готовую кассовую книгу можно приобрести в типографии или в других местах, которые занимаются распространением подобной документации. Перед тем, как правильно заполнять книгу и делать отчет, следует заняться прошивкой абсолютно всех листов, далее их нумеруют, и на последней страничке ставят конечное число листиков. На последнем этапе книга скрепляется спецпечатями, подписями бухгалтера и руководителя. В конце каждого рабочего дня в книге остаются вкладные листы, а отрывные сдаются как отчет в бухгалтерию.
  • Оформленную на ПК книгу распечатывают, потом – подписывают от руки, соблюдая особый порядок. Заполнение происходит ежедневно, в конце рабочего дня листы со всеми операциями распечатываются (их два – вкладной и отрывной). Листочек, что вкладывается, кассир оставляет у себя, второй – относит бухгалтеру как отчет.

2.2. Особенности электронной книги

Ведется такая кассовая книга на ПК, используется при этом программное обеспечение. При этом у кассира должна быть возможность не просто вести книгу на компьютере и просматривать ее при любой необходимости, вносить коррективы и правильно заполнять, но и свободно распечатывать.

Кассовая книга в распечатанном и электронном виде обязательно должны совпадать! Листы в электронном виде содержат все реквизиты, которые имеет форма КО-4.

Как вести?

Вести книгу в электронном виде можно 2 вариантами:

Сохраняя на бумажные носители. Заполняет документ кассир. Главное требование – соблюсти лимиты по денежным средствам в кассе. Именно для этого все операции отображаются в книжке. Все, что совершается за день, кассир отображает в книге в электронном виде (заполняется два листа – они абсолютно идентичны)

В конце дня сводятся дебет и кредит, подсчитываются все расходы и доходы, затем листы распечатываются и относятся бухгалтеру как отчет, он полностью должен контролировать процесс ведения этого важного документа. Один листок остается в бухгалтерии, второй – у кассира

Таким образом, к концу года появляется у кассира настоящая книга, распечатанная с электронного варианта, которую останется только пронумеровать, сшить и опечатать. Ведение в сугубо электронном виде. Чтобы вести кассовую книгу в электронном виде, необходимо владеть навыками работы с бухгалтерскими программами. Это популярные программы, о который слышали практически все, кто связан с бухгалтерией: 1С, Налогоплательщик и прочие. Если принято решение вести каждый бланк (форма КО-4) в электронном виде, непременно стоит позаботиться о том, чтобы всецело и полностью защитить конфиденциальную информацию. От кого? Во-первых, чтобы к ней не имели доступа третьи лица. Для этого используют входные пароли, электронные подписи и пр. Во-вторых, чтобы не потерять важные сведения. С этой целью создают резервные копии или происходит дополнительное сохранение на серверах.

Каждый бланк на компьютере должен быть заверен электронной подписью кассира. Для тех, кто не знает, что это, напоминаем. Электронная подпись – это специнформация, которая присоединяется к документации в электронном виде. Ее используют для того, чтобы идентифицировать подписавшегося. Проверить, подлинна ли такая подпись, можно только при помощи электронного ключа, который выдает удостоверяющий центр.

Только в том случае, если все вышеперечисленные условия будут выполнены, можно говорить о сохранности и подлинности электронных документов и только в этом случае электронный документ может быть приравнен к бумажному и равноценен ему. За то, чтобы электронный бланк форма КО-4 сохранился, полностью отвечает руководитель предприятия или фирмы.

Образец заполнения кассовой книги ИП

Скачать образец заполнения кассовой книги для ИП можно на нашем сайте.

ИП, как и юрлица, должны заполнять кассовые книги по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Данный документ включает несколько основных категорий страниц:

  • титульные;
  • внутренние.

На лицевой титульной странице отражаются данные о субъекте правоотношений, оформляющем кассовую книгу, а также год составления документа. В графе «Организация» можно написать «ИП», в графе «Структурное подразделение» – свои ФИО.

Примерно так:

Подробнее см.: «Заполняем титульный лист кассовой книги — образец».

На последней странице кассовой книги (на внешней стороне) ИП необходимо зафиксировать количество прошитых и пронумерованных листов документа, а также поставить дату и подпись (п. 4.3 указаний № 3210-У). Если ИП нанимает бухгалтера — то должна стоять также и его подпись.

Подробнее см.: «Как правильно сшить кассовую книгу — образец?».

На внутренних страницах содержится несколько граф, а также таблица, в которые нужно вносить сведения, отражающие оборот РКО и ПКО и иную дополнительную информацию.

Так, в графе «Касса» ИП должен указать дату, в которую осуществляется оборот денежных средств при задействовании ПКО и РКО. В графе «Лист» следует зафиксировать номер соответствующего листа.

Следующий элемент формы КО-4 — таблица. Рассмотрим ее структуру подробнее.

Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

Официальная форма кассовой книги утверждена Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Этим же Постановлением утверждены и введены в действие иные формы кассовых документов, заполнение которых необходимо при оформлении и осуществлении операций с наличными.

Необходимо особо подчеркнуть, что Госкомстат в вышеназванном Постановлении только разработал и утвердил форму кассовой книги, но не разработал инструкцию или рекомендации по ее заполнению и оформлению.

Как следует из содержания п. 4.7 Указаний Центробанка РФ, компании могут вести кассовую книгу в электронном или бумажном виде. Кассовую книгу в бумажном виде допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере, или иным машинописным способом.

В кассовую книгу могут вноситься изменения, но только в случае, если такие исправления содержат дату их внесения, подписи и расшифровки подписей лиц, вносящих исправления в книгу.

Если же книга ведется в электронном виде, то она должна быть подписана электронной подписью, а технические средства, при помощи которых она ведется, должны исключать несанкционированное вмешательство в содержание книги.

Независимо от способа ведения кассовой книги в 2017 году обеспечить ее хранение обязан руководитель компании, ведущей соответствующую книгу.

Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

При ведении кассовой книги следует учитывать содержание приказа Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н. которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, а также порядок ведения кассовой книги.

В силу вышеназванных рекомендаций кассовая книга применяется при движении наличных рублей, иностранной валюты и денежных документов.

Денежными документами являются оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и иные документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в организации.

При заполнении листов кассовой книги следует помнить и неукоснительно соблюдать правило, согласно которому листы по движению денег заполняются отдельно от листов, предназначенных для учета движения денежных документов. Листы кассовой книги, отражающие движение денежных документов, должны иметь отметку «фондовый».

Все записи в кассовую книгу вносятся лицом, ответственным за внесение в нее записей, незамедлительно после выдачи или получения наличных денег или денежных документов. Основанием для внесения соответствующих записей в книгу является расходный или приходный кассовый ордер, оформленный в строгом соответствии с требованиями отечественных законодательных актов.

В указанных выше рекомендациях Минфина РФ содержится ответ на вопрос, как правильно вести кассовую книгу. Кассовая книга компании должна быть прошита и пронумерована.

В качестве обязательного требования, предъявляемого к кассовой книге, названа также обязательность скрепления такой книги печатью компании. Количество листов в такой книге должно быть заверено собственноручными подписями руководителя предприятия и его главного бухгалтера с обязательной расшифровкой таких подписей.

Важно помнить, что все расходные или приходные операции обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов. Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк

Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк.

Помимо сказанного выше, следует учитывать, что если в течение рабочего дня движения наличных денег в компании не было, то соответствующий лист кассовой книги можно не заполнять.

Ответ на вопрос, как вести кассовую книгу обособленному подразделению, содержится в Указаниях Центробанка России, из содержания п. 4.6 которых следует, что обособленные подразделения отдельную кассовую книгу не ведут, а только лишь сдают отдельные заполненные листы кассовой книги в головную организацию. Порядок такой сдачи компания устанавливает самостоятельно, но с учетом дат формирования и сдачи отчетности.

Общий контроль за ведением кассовой книги Центробанк РФ возлагает на главного бухгалтера соответствующей компании или ее руководителя, если в компании нет главного бухгалтера.

В заключение следует отметить, что ненадлежащее ведение кассовой книги является нарушением порядка ведения кассовых операций и согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за такое нарушение компания может быть оштрафована на сумму от 40000 до 50000 рублей.

Кассовая книга как основной документ кассира

Ведение операций по кассе осуществляется работником организации в соответствии с приказом и должностными инструкциями. В маленьких фирмах это может быть руководитель, но чаще всего в этой роли выступает кассир. С ним заключается обязательно договор о материальной ответственности. На крупных предприятиях кассиров может быть несколько, в этом случае они подчиняются главному кассиру.

Основным документом, который подтверждает прием и расходование денежных средств, является кассовая книга (форма 0310004). Она состоит из перечня приходных (ПКО) и расходных (РКО) ордеров по кассе установленной формы, а также содержит в себе информацию об остатке наличных денег на начало и конец дня. Сами ордера подшиваются в отчет кассира (документ формы № КО-3).

Кассовая книга и отчет кассира являются основными документами в бухгалтерском учете для ведения счета 50.

В Постановлении РФ №88 от 18 августа 1998 года об утверждении специальных форм первичных документов даны образцы форм ПКО № 0310001, РКО №0310002 и формы 0310004 кассовой книги.

Кассовая книга обязательно должна быть прошнурована, пронумерована, заверена печатью организации, а также подписями руководителя и главного бухгалтера.

Что такое кассовая книга ИП

Для ИП кассовая книга – это специальная форма журнала, позволяющая внести данные по всем осуществляемым операциям с применением наличного расчёта с помощью ККМ. Относится к категории бух. отчётности. Обязательство по ведению подобного документа наложено на всех предпринимателей, независимо от того, с чем связана деятельность ИП, а также формы налогообложения (в том числе УСН). Госкомстатом установлена унифицированная форма КО-4. Вести книгу необходимо в течение всего календарного года. Журнал состоит из 50-ти страниц (либо 100).

Предъявляются требования к оформлению:

титульный лист кассовой книги должен содержать срок действия

Если листы в книге закончились до наступления окончания года, то требуется завести новую для продолжения записей в порядке хронологии;
на второй и последующих книгах требуется указать дату начала внесения записей и прекращения использования, что даёт возможность определять хронологический порядок;
не требуется нумеровать, прошивать, однако, эти действия не запрещены;
важно заверить печатью и подписью.. Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией

Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель)

Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией. Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель).

Заполнять титульный лист кассовой книги необходимо только следующими данными:

  • ФИО ИП – полностью, без сокращений;
  • временной период – год или конкретная дата, если книг несколько;
  • ОКПО.

Обязан ли ИП выдавать чек и какой штраф предусмотрен за нарушение кассовой дисциплины

Разрешено согнуть лист по линии отрыва, чтобы заполнять две части разом при помощи копировальной бумаги. Заполнение вкладного листа осуществляется шариковой ручкой. Далее требуется разрезать лист по разметке, подшить первую часть

Важно приложить первичный документ к отчёту кассира

Разрешено использовать автоматизированный учёт кассовых операций:

  1. Ведение электронной кассовой книги с последующим переносом на бумагу.
  2. Ведение книги в электронном формате с заверением ЭЦП.

Первый вариант не отличается от ручного заполнения. В конце смены заполненные листы распечатываются для предоставления на подпись бухгалтеру или ИП. Нумерацию осуществляют по сквозному принципу.

Если выбран второй способ ведения кассовой книги, то требуется:

  • позаботиться о защите информации от третьих лиц (защита паролем);
  • защитить данные от потерь или искажения путём создания резервной копии или сохранения на серверах;
  • создать ЭЦП для сотрудника, который несёт ответственность за заполнение кассовой книги в электронном виде.

Важно знать, что если книга подписана ответственным лицом, то никаких исправлений вносить нельзя. Если все указанные выше действия выполнены, то распечатка книги не требуется

Грамотно и корректно заполненная кассовая книга избавит от дополнительных рисков и издержек при проверках контролирующими органами. Неточности и ошибки в ведении этого документа караются штрафами.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Когда составляется акт по форме КМ-3

Унифицированная форма КМ-3 была введена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998г. № 132. До внедрения онлайн-касс все организации были обязаны оформлять акт КМ-3 в случае возврата наличных денег покупателю.

Порядок оформления возврата зависел от способа расчета с покупателем. Если покупатель рассчитывался банковской картой, акт КМ-3 не составляли. Если же покупатель рассчитывался наличными деньгами, то их возврат оформлялся актом КМ-3. Затем сумму, возвращенную по акту, отнимали из прихода по кассе и сверяли z-отчет с фактическим остатком денежных средств.

Составлять КМ-3 нужно было не в любых случаях:

  • Если покупатель рассчитался безналом с банковской карты, то возврат денег осуществляется так же в безналичной форме на ту же карту. Такой вариант расходования наличных из кассы, как возврат стоимости покупки, ранее оплаченной в безналичной форме, не предусмотрен Указанием Банка России от 07.10.2013г. № 3073-У. Раз нет возврата наличных, то и КМ-3 составлять не нужно,
  • Если клиент отказывался от покупки не в день приобретения, а на другой день, то акт КМ-3 тоже не требовался. Возврат осуществлялся по заявлению покупателя, а деньги выдавались из главной кассы. При этом оформлялся расходный кассовый ордер без КМ-3.

Ведение кассовой дисциплины в 2021 году

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
  2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
  3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
  4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
  5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста. Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции

Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Заполнение таблицы в форме КО-4

Заполнение таблицы, о которой идет речь, должно всегда осуществляться с внесением корректных цифр в графу «Остаток на начало дня», отражающую количество наличных средств в кассе на момент, когда сотрудник или сам ИП заступил на рабочую смену.

Величина остатка пишется в рублях с копейками через запятую — например «200,75».

Первый столбец таблицы – «Номер документа». В расположенные под ним строки нужно вносить номера ПКО и РКО.

Следующий столбец – «От кого получено или кому выдано». В данной области таблицы фиксируются данные о сотруднике фирмы, который получил в соответствии с распоряжением ИП денежные средства (либо наоборот – внес их в кассу работодателя). Например, «Андрееву А. В.» (если оформлен РКО) или «от Антонова Е. Н.» (если оформлен ПКО).

Столбец, который называется «Номер корреспондирующего счета, субсчета» ИП в общем случае не заполняют, поскольку не ведут бухгалтерскую отчетность и не используют синтетические счета.

В столбцах «Приход» и «Расход» необходимо фиксировать суммы денежных средств по ПКО и РКО соответственно — также в рублях с копейками через запятую.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector