Как принять сотрудников на удалённую работу

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

• надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте,
• надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам,
• надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов,
• работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи,
• для дистанционного работника могут устанавливаться: режим труда, согласованный с работодателем,
• право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов,
• особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.

Риски: ТК РФ не содержит норм, прямо указывающих на то, что следует понимать под местом работы дистанционных сотрудников и каким образом отражать условие о месте работы в трудовом договоре, заключаемом с данными сотрудниками. Возможности: в трудовом договоре с дистанционным работником можно установить любой режим рабочего времени, устраивающий стороны и не противоречащий ТК РФ.

Место работы

Одним из главных признаков дистанционного труда является отсутствие у дистанционного работника стационарного рабочего места. Свою трудовую функцию он выполняет вне места нахождения работодателя и его обособленного подразделения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

При этом в силу ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с дистанционным работником необходимо указать место, в котором работник непосредственно исполняет трудовые обязанности.

Это может быть город, в котором лицо фактически будет работать. При этом место регистрации этого работника может быть другим. Для дистанционного работника место работы также может быть указано, например, как « место фактического нахождения работника » – без упоминания конкретного населенного пункта.

Условие о месте работы можно сформулировать и следующим образом: « Работа по настоящему трудовому договору является дистанционной. Местом работы является место нахождения работника, определяемое работником самостоятельно, находящееся вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя » .

Указание в трудовом договоре о дистанционной работе города, в котором лицо будет фактически выполнять свои трудовые обязанности, само по себе не будет являться основанием для того, чтобы расценивать этот договор как договор со « стационарным » работником (даже в случае, если в этом городе у организации есть обособленное подразделение).

При этом дистанционный работник в любом случае включается в штатное расписание организации наряду с другими работниками, т.е. он является штатным работником.

Время работы

В силу ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре.

Таким образом, в трудовом договоре с дистанционным работником можно установить любой режим рабочего времени, устраивающий стороны и не противоречащий ТК РФ.

При этом установление в трудовом договоре о дистанционной работе режима рабочего времени само по себе не означает, что трудовой договор перестал являться дистанционным.

Дистанционный смотритель

Чтобы работать в центральном офисе крупной столичной компании, уже не обязательно жить в Москве или ее пригороде. И вряд ли после пандемии на рынке труда все будет по-старому.

С 1 января 2021 года удаленная занятость может полностью стать законной, Госдума планирует в ноябре принять ­поправки о ней в Трудовой кодекс. С датой их рассмотрения во втором, основном чтении Дума должна определиться в эту среду, сообщил «РГ» первый заместитель руководителя думской фракции «Единая Россия» Андрей Исаев.

После первого чтения законопроекта об удаленке в Госдуму поступило 176 поправок, а также 90 обращений. «В чем-то на уступки пошли профсоюзы, в чем-то — работодатели. Но компромисс, с нашей точки зрения, отражает основное содержание закона: защиту прав работников, учитывающую и интересы предпринимателей», — отмечает Исаев.

Ко второму чтению в законопроекте дистанционную работу разделили на виды. «Была большая дискуссия о том, какой термин лучше применять — «удаленная работа» или «дистанционная работа» — и как их развести, — напомнил Исаев. — В предлагаемой нами редакции все это называется дистанционной работой, она подразделяется на три вида. Первый вид — дистанционная работа на постоянной основе. Второй — временная дистанционная работа. Это когда работник, изначально работавший стационарно, в силу обстоятельств временно переводится работодателем в дистанционный режим. Мы установили, что такой временный перевод не должен превышать шести месяцев. Третий вид — дистанционная работа, выполняемая периодически, то, что в редакции первого чтения называлось комбинированной занятостью: когда работник трудится частично в офисе, в какие-то, предположим, дни недели».

Временный перевод на удаленную работу не должен превышать шести месяцев

Также предлагается законодательно закрепить, как должна оплачиваться удаленная работа, за что можно наказать и уволить. До сих пор в ТК четко не урегулированы вопросы оплаты сотрудников, которые трудятся удаленно. Из-за этого некоторые недобросовестные работодатели начали уменьшать людям зарплаты, премии, лишать бонусов, которые были при стационарной работе. У работодателей свой резон: сотрудники выполняют меньший объем работы, эффективность и производительность зачастую падает, чаще стали совершать ошибки.

По словам Исаева, в последней версии поправок закреплена норма о том, что если человек временно переводится на дистанционную работу, то при сохранении у него прежних трудовых обязанностей зарплата не может быть уменьшена. А если работник не может работать дистанционно, должна быть определена плата ему за простой по независящим от сторон причинам.

Серьезная дискуссия развернулась по условиям расторжения трудового договора. «В действующем законе написано, что в отношении дистанционных работников расторжение трудового договора по инициативе работодателя может осуществляться по основаниям, которые изложены в трудовом договоре. Это подход в пользу работодателя — в 90% случаев работодатель напишет то, что ему нужно, и будет иметь право уволить работника в любой момент по любому основанию, — подчеркивает Исаев. — Поэтому мы договорились, что ставим общие основания увольнения по инициативе работодателя и для стационарных, и для дистанционных работников».

Инфографика «РГ»/ Леонид Кулешов/ Ольга Игнатова

При этом к дистанционному работнику практически невозможно применить такое основание, как прогул, потому что прогул описан в ТК РФ как отсутствие на рабочем месте свыше четырех часов. «У дистанционных работников нет постоянного рабочего места, и поэтому вместо прогула предложена другая норма — о том, что работник может быть уволен, если он без уважительных причин два рабочих дня не отвечает на запросы работодателя и не выходит на связь. Это фактически проступок, эквивалентный прогулу. По инициативе работодателей, но с согласия профсоюзов было учтено и другое основание — это переезд дистанционного работника в другое место, которое существенно мешает исполнению трудовых обязанностей или должно поменять условия трудового договора, — рассказал Андрей Исаев — Издание локальных нормативных актов, которые требуются при переводе на дистанционную работу, должно осуществляться с учетом мнения профсоюзной организации».

Подписи сторон

С правилами внутреннего трудового распорядка, техники безопасности ознакомлен:

Подпись Работника ____________________ ______._____._____ Дата _______________

Экземпляр трудового договора на руки получил (в случае подписания договора на бумажном носителе):

Подпись Работника _____________________ ______._____._____ Дата _______________

Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

Выгода для работодателя

Причин, по которым работодателю выгодны дистанционные работники, множество. В первую очередь, к ним относится экономия средств, поскольку дистанционный работник не нуждается в рабочем месте, рабочей технике, в комфортных условиях на рабочем месте и т.д. То есть материальная сторона обеспечения условий труда всецело ложится на самого работника.

Со своей стороны работодатель может не только минимизировать затраты, но и вообще исключить их, поскольку для предприятий, не занятых в выпуске материальной продукции, экономически выгодно перевести практически весь персонал на дистанционную форму работы и не содержать не только штат, но и помещения.

Помимо этого, возможность дистанционных правоотношений дает работодателю более широкие возможности в подборе работников, которые могут проживать и работать как в другом городе, так и на другом континенте.

Отличия от обычного договора

В последнее время требования к содержанию трудовых договоров с обычными сотрудниками становятся все жестче. Законодатель настаивает на том, чтобы все обязанности и значимые условия труда были перечислены не в локальных актах компании, а в каждом контракте индивидуально. Делается это, в первую очередь, для защиты прав наемных лиц и предупреждения незаконных поступков работодателей.

С дистанционным сотрудником дела обстоят иначе. Максимально подробный трудовой договор о дистанционной работе – обоюдная необходимость. Поскольку, в силу удаленности и, нередко, больших расстояний, оперативно договориться и откорректировать детали процесса у сторон вряд ли получиться.

Плюсы удаленной работы

Трудовой договор с дистанционным работником имеет ряд несомненных плюсов, как для наемного лица, так и для работодателя. Для собственников бизнеса «невидимые» сотрудники привлекательны, прежде всего, финансово, но и самому специалисту трудовой договор о дистанционной работе позволяет рассчитывать на некоторые «приятности»:

В зависимости от специфики выполняемой работы и нанимаемых специалистов каждая сторона может найти дополнительные аргументы в пользу заключения трудового договора с дистанционным работником в 2020  году.

Отрицательные стороны

Минусы трудового договора с работником, работающим дистанционно, для руководства следуют из той же удаленности.

Отрицательно на репутации компании может сказаться и полный перевод штата на дистанционной трудовой договор. Наличие у компании исключительно виртуального офиса не внушает ни клиентам ни сотрудникам большого доверия.

Пошаговая инструкция оформления

Алгоритм оформления трудового договора с дистанционным работником выглядит следующим образом:

1. Запрос документов сотрудника из списка, описанного выше и подготовка трудового договора с индивидуальными данными сотрудника.

1. Подписание дистанционного трудового договора и иных документов законодателем упрощена. Для этого нет необходимости приезжать в офис предприятия или пересылать документы почтовой отправкой, хотя законодатель не запрещает и такие варианты. Исключена электронная отправка сканированных документов. Наиболее современным и удобным способом является использование электронной цифровой подписи. ЭЦП – уникальный электронный автограф, который усилен ключами, внесенными в индивидуальный квалификационный сертификат. Это полностью исключает подделку подписи. Получить ее можно по заявлению в любом МФЦ или другом органе, имеющим государственную аккредитацию. Стоимость такой подписи стартует от 3 тысяч рублей.

Обратите внимание: отсутствие ЭЦП у кандидата не может стать причиной отказа в дистанционном трудоустройстве, поскольку данное обстоятельство не имеет отношения к деловым качествам соискателя

1. Издание на основе трудового договора приказа о приеме. Его высылают на подпись удаленному работнику вместе с должностной инструкцией, договором о материальной ответственности (если сотруднику были высланы ресурсы для работы).
2. Ознакомление работника с внутренними локально-нормативными актами, Правилами внутреннего трудового распорядка, положением о заработной плате и премировании, коммерческой тайне и другими. Заявление на прием не является обязательным с 2006 года.
3. Бумажный вариант трудового договора необходимо отправить работнику не позднее, чем спустя три рабочих дня после заключения. Для безопасности работодателя сделать это лучше заказным письмом с уведомлением, которое вернется отправителю с подписью сотрудника в получении.
4. Ведение личной карточки Т-2 в бумажном виде на дистанционного сотрудника не является обязательным. Поскольку получить его подпись в ней проблематично. Но личное дело на каждого из них заводят в обязательном порядке. Для того чтобы объяснить отсутствие части документов в личное дело вкладывают опись с соответствующими отметками.
5. В завершение процедуры приема записи обязательно вносят в Журнал учета трудовых договоров и Журнал приказов по личному составу.
6. Если сотрудником выслана трудовая книжка, кадровик делает в ней соответствующую запись о приеме и регистрирует ее в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Важно: дата записи должна совпадать с датой получения трудовой, не нарушая нумерации. Например: трудовой договор заключен с 1 июня 2018, а документ получен только 7 июня

Запись будет датирована 07.06.2018, а основанием приема – приказ от 01.06.2018.

Трудовой договор по совместительству

Трудовой договор, подразумевающий совместительство двух или нескольких рабочих мест одним сотрудником – это письменное соглашение между предприятием с одной стороны и физическим лицом с другой. Стороны именуются в дальнейшем как Работодатель и Работник. Этот договор регулирует трудовые отношения между Работником и Работодателем. В предмете договора обязательно указывается должность, подразделение и адрес работы, а также, что этот договор является бессрочным и заключается на неопределенное время, а также указывается период испытательного срока. Поскольку данный договор по совместительству, следовательно, у работника существует основное место работы, поэтому заключая это соглашение, обязательно указывается, что на этой работе у него должен быть неполный рабочий день, соответственно, график работы прописывается в одном из пунктов договора.

Для чего нужен договор

Совместительство, как внешнее, так и внутреннее основывается на трудовом договоре, заключенном сторонами трудовых отношений: работником и работодателем. Напомним, что совместительством считается работа, выполняемая по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ).

Внешний совместитель – это сотрудник, работающий у нескольких работодателей. В то время как внутренний совместитель работает по нескольким договорам в одной организации (у одного индивидуального предпринимателя).

Трудовой кодекс накладывает временные ограничения на работу совместителя. Так, по общему правилу, совместитель не должен работать больше 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ).

Работа сверх этой нормы допускается, если совместитель свободен от основной работы, например, он находится в отпуске за свой счет. Однако это не следует рассматривать в качестве возможности работать по 8 часов постоянно. Ведь по итогам учетного периода, принятого в организации (месяц, квартал и т.д.) отработанное им время не может превышать половину нормы, установленной для обычных сотрудников.

Договор по совместительству состоит из пунктов:

• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• оплата труда;
• рабочее время и время отдыха;
• отпуск;
• прекращение трудового договора;
• прочие условия договора.

Выполнение всех пунктов данного договора регулируется кодексом законов о труде или сокращенно КЗоТ государства. Оставляется договор в двух экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу. В конце договора проставляются адреса, реквизиты и подписи сторон.

Порядок трудоустройства удаленного работника

Итак, положения трудового законодательства гласят о том, что трудовое соглашение с дистанционным сотрудником можно заключить не только при личной встрече представителей двух сторон, но также и при помощи обмена необходимыми официальными документами посредством Интернета или услуг Почты России. Основными этапами трудоустройства удаленного служащего являются:

1. Работодатель обязан ознакомить своего потенциального подчиненного с деятельностью организации, его будущими трудовыми функциями, правилами и требованиями, действующими в компании. Для этого, лицу на рассмотрение направляются копии внутренних нормативных Актов заказным письмом по Почте, либо отсканированные – через Интернет;
2. В случае согласия со всеми предъявляемыми требованиями гражданин направляет будущему начальнику положительный ответ, после чего осуществляется заключение трудового договора. Правила оформления документа рассмотрим в следующем разделе статьи;
3. Обмен необходимыми документами между работодателем и дистанционным сотрудником.

В течение трех дней с момента заключения трудового соглашения, руководитель компании обязан направить новому сотруднику оригинал договора на бумажном носителе. При этом, подписание сторонами рабочего контракта осуществляется путем использования усиленной квалифицированной электронной подписи, которую следует заранее оформить в соответствующем центре.

Кроме получения от нанимателя соответствующей документации, гражданин тоже должен направить в организацию определенный перечень личных бумаг:

• Паспорт соискателя;
• Копия СНИЛС, при этом, если данного документа лицо не имеет, обязанность по его оформлению возлагается непосредственного на него, а не на работодателя;
• Письменное согласие на обработку и использование личных данных;
• Трудовая книжка (при ее наличии).

Допускается предоставлять каждый документ в электронном формате, однако, если нанимателю потребуются нотариально заверенные письменные копии, то отказать в этом дистанционный соискатель не может. Направление документации осуществляется при помощи почтового отправления исключительно заказным письмом с оповещением о получении посылки противоположной стороной. Трудовую книжку в любом случае необходимо будет направить будущему работодателю либо Почтой, либо лично посетив организацию.

В России побеждает тот, кто знает свои права

или по телефону:

Москва и область:+7 (495) 128-79-68

Плюсы и минусы

Дистанционные трудовые договора имеют ряд неоспоримых преимуществ, позволяющих значительно оптимизировать многие статьи расходов на персонал:

• Сокращение затрат на аренду или покупку офисных помещений
• Отсутствие необходимости организовывать быт сотрудников: комнаты отдыха, столовые, гардеробные.
• Сокращение расходов на доставку персонала на рабочее место. Особенно актуально данное предложение для мегаполисов
• Конкурентное преимущество в отношении борьбы за квалификацию сотрудников. Экономия на вышеуказанных статьях дает возможность расширить социальный пакет, предложив сотруднику ДМС, страхование и другие бенефиты.
• У крупных компании с высокой численностью нет необходимости нанимать высококлассных специалистов только внутри одного города, перенося часть функционала в регионы. На периферии уровень заработных плат, на которые рассчитывают кандидаты на порядок ниже столичных.
• Возможность широко привлекать на работу дистанционных специалистов с ограниченными возможностями, инвалидов.

Тем не менее, кадровику важно знать об ограничениях и минусах для работодателя в практике оформления дистанционного трудового договора:

• Сложности контроля дисциплины труда, посещаемости рабочего места. Увольнение сотрудника за прогул станет проблемой.
• Условная значимость контроля рабочего времени. Так, например, работник может заявить о переработках и доказать обратное будет достаточно сложно. Оплатить переработки законодатель требует по двойному тарифу. Сотрудник также может настаивать на том, что он работал над заданием в ночные часы, которые оплачиваются с надбавкой минимум в 20% от ставки.
• Трудности обучения и стажировки нового сотрудника, дачи обратной связи по результатам работы, увольнения при неудовлетворительном прохождении испытательного срока.
• Контроль качества работы и нормы выработки.
• Необходимость ведения электронного архива для хранения информации по каждому сотруднику, переписки с ним или уведомления об изменениях в локально-нормативных актах или ПВТР. Поможет в этом профессиональная CRM система.

Для предотвращения возможных проблем, важно перед введением практики дистанционного трудоустройства проработать все нюансы кадрового делопроизводства и внести изменения в ЛНА и ПВТР. В Правила внутреннего трудового распорядка вносят нюансы табелирования, частоту отчетности, переписки, предоставление результатов работы

Оформление по ТК РФ

Следует знать, что по российскому законодательству работа может быть либо полностью на стационарном рабочем месте, либо дистанционной. Смешанный вариант пока не предусмотрен, однако намечаются изменения.

Согласно законопроекту, который уже рассмотрен Госдумой в первом чтении, в Трудовом кодексе появятся два понятия:

• временная дистанционная работа – временное выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места;
• комбинированная дистанционная работа – совмещение работы на стационарном месте и удаленно.

Когда эти изменения утвердят, можно будет предусматривать указанные режимы работы в договоре. Пока же все обстоит так:

• если сотрудник нанимается на удаленку, с ним заключается трудовой договор на дистанционную работу (в интернете можно найти для ознакомления образец 2020 года и внести коррективы);
• если он переводится на такой режим временно (например, из-за COVID-19), то составляется дополнительное соглашение о временной дистанционной работе к действующему трудовому договору.

Далее расскажем про нюансы, которые необходимо предусмотреть в договоре или соглашении.

Характер и место работы

В договоре нужно прописать, что работа будет иметь дистанционный (удаленный) характер. То есть свои обязанности сотрудник будет выполнять не на стационарном рабочем месте на территории, за которую отвечает работодатель.

В каком именно месте будет работать дистанционщик, по большому счету работодателя волновать не должно. Главное – чтобы он был в доступе через интернет на оговоренных условиях.

Трудовой распорядок

Если работа предполагает, что удаленный сотрудник должен взаимодействовать с коллегами и начальством, нужно прописать в договоре режим рабочего времени. Тут все определяется по соглашению сторон. Классический вариант – работа как в офисе или на предприятии. То есть с понедельника по пятницу с 9 до 18 часов.

Когда характер труда таков, что постоянная связь с работником не нужна, можно определить промежутки, когда он должен быть в доступе. Например, каждое утро с 10 до 12 или даже раз в несколько дней

Нужно обратить внимание на то, что нарушение этого правила может быть расценено как прогул. Если же не уточнить в договоре трудовой распорядок, то предъявить к работнику претензии из-за отсутствия связи в нужный момент не получится

Сроки

Следующий момент актуален только для тех, кто переводится на удаленку временно – в договоре нужно определить этот период. Можно прописать срок прямо либо связать его с наступлением или окончанием определенных обстоятельств. Актуальный пример из недавнего прошлого: удаленная работа на время действия нормативного акта, который ввел на территории региона ограничения из-за опасности распространения коронавируса.

Обеспечение техникой, ПО, оплата за интернет

Удаленную работу невозможно выполнять без технических средств. В большинстве случаев это персональный компьютер (ноутбук). Трудовой договор на дистанционную работу должен включать положения о том, в каком порядке работник обеспечивается необходимой техникой. Предоставляет ли ее работодатель и на каких условиях либо сотрудник применяет собственное оборудование. То же самое касается программного обеспечения.

Весной 2020 года, когда начался масштабный перевод сотрудников на удаленную работу, сложилась следующая практика. Компании приобретают для удаленщиков ноутбуки и устанавливают на них офисные и другие необходимые приложения, программы для чатов и видеосвязи. Информация для работы размещается в облаке, каждому сотруднику оформляется к ней доступ.

Если работник может использовать собственную технику, другое имущество или ПО, за это надо предусмотреть компенсацию. То же самое касается затрат на оплату доступа в интернет.