Урок 5. понятие первичных документов, их обработка, учет, хранение и уничтожение

Образцы заполнения

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

• название;
• данные об организации;
• вид сделки;
• натуральный и финансовый эквивалент операции;
• дата составления;
• персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Товарный чек

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

• данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
• вид деятельности по ОКДП для продавца;
• данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
• номер и дата договора;
• данные перевозчика (если используются его услуги).

Товарная накладная

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

• сумма;
• наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
• ФИО плательщика и его банк;
• банк получателя и его счет;
• назначение платежа;
• дата оформления;
• подписи.

Платежное поручение

Это интересно! Что это по ГК РФ: недействительные, оспоримые и ничтожные сделки

Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

• данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН);
• информация об отправителе и получателе;
• названия товаров, их количество, стоимость и цена;
• итоговая цена за акциз;
• налоговая ставка;
• место производства;
• номер декларации.

Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

• дата составления;
• сумма долга;
• условия оплаты;
• наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения;
• банк плательщика;
• ФИО плательщика;
• назначение платежа.

Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

Платежное требование

Ошибки в первичных документах

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

• арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
• разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
• неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
• суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными

При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

Обмен документами с контрагентами

Каждый факт хозяйственной жизни следует регистрировать с помощью первичного учетного документа, который должен содержать обязательные реквизиты (ч.ч. 1-2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В настоящее время допускаются два варианта составления первичного учетного документа (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• на бумажном носителе;

• в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Что касается бумажных первичных документов, то практически в каждой организации бухгалтерская служба сталкивается с ситуацией, когда такие документы либо поступают несвоевременно или вовсе отсутствуют, либо оформлены ненадлежащим образом, либо представлены только в виде скан-копий. В большей степени это относится к документам от поставщиков. Приходится разворачивать целую кампанию по поиску и приведению документов в порядок и тратить на это драгоценное время.

Электронные документы, созданные в программах 1С посредством электронного документооборота и используемые в качестве первичных учетных документов, полностью соответствуют требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет ряд других неоспоримых преимуществ. Это:

• сокращение времени обмена документами с контрагентами — обмен электронными юридически значимыми документами происходит за считанные минуты;

• отказ от «ручного» ввода данных и снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, поскольку документы поступления (накладные, акты, счета-фактуры, УПД от поставщиков) в учетной системе создаются автоматически на основе входящих электронных документов;

• сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему;

• снижение времени на подготовку и представление документов по требованиям налоговых инспекторов. О представлении документов по требованию ИФНС из «1С:Бухгалтерии 8» см. в № 2 (февраль), стр. 27 «БУХ.1С» за 2021 год и в статье «Представление документов по требованию ФНС из «1С:Бухгалтерии 8»;

• сокращение затрат на ведение «бумажного» документооборота (оплата труда оператора, стоимость бумаги и картриджей, хранение документов и пр.);

• отказ от ведения бумажного архива — архив электронных документов создается в программах 1С автоматически. В ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы можно создавать резервную копию электронного архива;

• удобство контроля статуса документооборота. Статусы (например, Ожидается подтверждение, Ожидается исправление, ЭДО завершен) можно проверить с помощью отбора или фильтров вместо ручного разбора папок с бумажными документами;

• возможность для руководителя подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров;

• безопасность обмена электронными документами, что приобретает особую значимость в период пандемии.

В программы 1С встроен сервис 1С-ЭДО (включая 1С-Такском), который обеспечивает электронный документооборот с контрагентами, в том числе с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С).

Для работы сервисов необходим доступ в интернет, установленный на рабочем месте криптопровайдер, а также усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Можно использовать сертификат, полученный при подключении к сервису 1С-Отчетность. При отсутствии у организации электронной подписи ее можно получить с помощью сервиса 1С:Подпись, заявку на сертификат можно отправить прямо из программы 1С.

Чтобы начать обмен электронными документами, достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение. Подробнее см. .

О возможностях и условиях использования сервисов  и  см. на Портале .

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйственные процессы и сделки, приносящие экономический результат (прибыль или убытки), составляют основу деятельности любого коммерческого предприятия. Вне зависимости от масштаба бизнеса им требуется соответствующее документальное оформление. И предприниматель без наемного персонала, и огромная компания с тысячей сотрудников, проводят такие операции и заполняют акты, отчёты, договоры по ним — разница только в объёмах документооборота.

Документы, которые описывают основные аспекты экономических процессов предприятия, называются первичными (пункт 1 статья 9 402-ФЗ). Примечательно, что универсального списка таких актов отечественное законодательство не предусматривает. Любой субъект предпринимательства наделён правом самостоятельно решать, какие первичные бухгалтерские документы будут использоваться в текущей работе и отчётности. Формы бланков утверждаются приказами руководителя и закрепляются в учётной политике компании.

Пусть единого списка нет, зато есть требования к обязательным данным в первичных учётных документах (пункт 2 статья 9 402-ФЗ):

• название;
• дата оформления;
• название компании-составителя;
• суть факта или сделки;
• величина натурального или денежного измерения операции;
• должность лица, совершившего сделку;
• подписи ответственных участников операции с расшифровками.

К первичным в бухгалтерии относятся все документы, которые описывают операции с экономическим эффектом

Первичные документы готовят по ходу рабочего процесса или непосредственно после него (если оформить во время невозможно по объективным обстоятельствам). Могут оформляться как в бумажном, так и в цифровом виде (при наличии у руководителя квалифицированной цифровой подписи). Большинство современных компаний дублируют бумажный и электронный вариант, потому что не в полной мере доверяют компьютерной версии.

Список первичной документации определяется спецификой предприятия. В большинстве случаев в список документов входят товарные накладные, акты приёмки, расчётно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордеры.

Ведение первичной документации в бухгалтерии — что это такое? Это деятельность по составлению и оформлению первичной документации в организации. В небольших фирмах этим занимается руководитель, а при масштабных объёмах работы — штатный бухгалтер с профильным образованием.

Виды первичных документов

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы? Из федерального закона прямо следует, что организация самостоятельно решает, с помощью каких бумаг вести учёт. Однако на практике в большинстве случаев это один и тот же набор документов:

1. Товарная накладная. Содержит полные перечень поставленных товаров и услуг, их отдельную и общую стоимость, дату поставки. Обычно составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика.
2. ТТН или товарно-транспортная накладная. Используется при учёте транспортировки материальных ценностей и расчётов за их перевозку.
3. Счета. Выставляются по факту продажи и завершения услуги, конкретизируют их цену.
4. Акты приема-передачи или акт выполненных работ. Служат доказательством, что товар поставлен и принят заказчиком. Основание для перечисления денег поставщику. Могут быть доказательством выполнения обязательств в спорной ситуации или в суде.
5. Расчётные ведомости. Сопровождают оплату труда работников компании.
6. Приходные и расходные кассовые ордера.
7. Кассовая книга.
8. Авансовый отчёт. Подтверждает целевое расходование заранее выданных работнику средств (авансом).
9. Акт зачёта взаимных требований. Помогает при возвращении входящего НДС.
10. Бухгалтерская справка об исправлении ошибки. Универсальный документ, который помогает не только придать законную силу исправлениям в других актах, но и помогает оформить проводки, для которых нет типовых форм.

Договоры и контракты с контрагентами не входят к число первичной документации. В них указываются все условия сделок, стоимость продукции или услуг, сроки и порядок выплат. Это недостаточно конкретная информация для учёта. К тому же предусмотреть унифицированную форму для них почти невозможно: каждый контрагент будет требовать отдельных условий сотрудничества.

Акт сверки тоже не является первичным. Это необязательный документ предназначен для уточнения поставок и их оплаты, помогает сторонам проверить, все ли заранее установленные условия выполнены. Никаких ценных или новых сведений для бухгалтерского учёта в подобном акте нет.

Организация сама определяет, какие документы будут для неё первичными и утверждает их бланки внутренними приказами.

В организациях самостоятельно решают, каким будет перечень первичных документов

Первичные учетные документы и регистры

Итак, первичные документы :

• подтверждают фактическое осуществление финансово-хозяйственных операций. Они доказывают, что определенное экономическое действие на предприятии было реально совершено. Поэтому их еще называют оправдательными документами;
• разрешают проведение хозопераций, фиксируя распоряжение или приказ на их проведение. Такие первичные документы являются распорядительными.

Отсюда вытекают два правила:

1) если нет первичного документа, вы не вправе отражать хозоперацию в учете. Например, нельзя отразить в учете, что товар был отпущен покупателю, пока вы не получите подтверждающие это первичные документы (счет-фактуру, накладную, акт или иной документ);

2) если хозоперации еще не было, оформлять ее первичным документом, как если бы она свершилась, и отражать в учете нельзя. Это будет расценено как фальсификация документов.

Рекомендуем действовать следующим образом:

оправдательные документы оформляйте при совершении операции. А если это невозможно, – сразу после ее окончания;

распорядительные документы составляйте до начала операции.

На практике нередко встречаются ситуации, когда хозоперация уже фактически совершена, а подтверждающего первичного документа еще нет. Чтобы отразить свершившуюся операцию в бухучете, оформите собственный первичный документ . 

Ситуация
На склад доставлено сырье, а счет-фактура задержался где-то «в пути» и неизвестно, когда его получит бухгалтерия

Руководитель организации – получателя сырья своим приказом создает комиссию по приемке товара, поступившего без документов поставщика (неотфактурованная поставка). Комиссия составляет акт о приемке. В акте нужно указать количество поступившего сырья и его стоимость, рассчитанную по ценам, указанным в договоре.

Ситуация
Ресторан закупил продукты на рынке. Оплачено наличными деньгами, выданными на эти цели подотчетному лицу. Никаких первичных документов продавцы, естественно, не выдали

Бухгалтер ресторана разработал три документа по этапам «ответственности»: акт закупа, акт сдачи-приемки и отчет ответственного лица о расходовании наличных денежных средств, полученных для уплаты на рынке. Они содержат все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете». На основе этих документов можно отразить в бухгалтерском учете списание подотчетных денежных средств с материально ответственного лица и оприходовать купленные продукты.

Первичные учетные документы должны иметь обязательные реквизиты:

• наименование юридического лица, от имени которого составлен документ;
• наименование и номер документа, дату и место его составления;
• наименование, содержание и количественное измерение хозоперации с указанием единиц измерения (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей и подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц (лица), совершивших хозоперацию . 

Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Однако на отдельных первичных документах (например, актах сверки) подписи должностных лиц должны удостоверяться печатью. Только малый бизнес вправе работать без печати .

Из правила об обязательных реквизитах есть исключения:

• чеки платежных терминалов. Они выдаются при оплате товаров банковскими корпоративными пластиковыми картами;
• выписки транзакции («электронные чеки») систем розничных платежей электронной коммерции;
• квитанции, талоны, билеты и другие приравненные к ним документы, подтверждающие оплату товаров и услуг.

Несмотря на то что в них нет ряда обязательных реквизитов (наименования должностей, подписей и т.п.), законодательство относит их к первичным документам   .

Данные, содержащиеся в первичных документах, переносятся в бухгалтерские регистры – журналы, ведомости, книги и бланки  .  Регистры также могут составляться в виде электронного документа.

Перечень первичных документов для ИП на УСНО

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

• акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
• товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

• приходный кассовый ордер;
• Z-отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• акты списания материалов;
• товарные чеки о приобретении ТМЦ;
• платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
• прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

Первичная документация

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции. Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Так, какие документы оформлять

Какими документами оформить операции покупки/продажи товаров (работ, услуг):

1. договор, он может быть бумажный или устный, но лучше, если будет на бумаге;
2. счёт-фактура, указывают тип товара или услуги, количество позиций, цену, итоговую сумму к уплате и реквизиты для оплаты. Счёт не первичный документ, он не фиксирует операцию и вообще может быть не оплачен;
3. товарный чек, расчётная квитанция при оплате наличными, фискальный чек при оплате через РРО, подтверждает, что вы получили деньги, а покупатель — товар. При безналичной оплате (внесении денег на расчётный счёт) подтверждением оплаты будет банковская выписка;
4. накладная — её подписывают поставщик и получатель при отгрузке товара;
5. акт предоставленных услуг / выполненных работ — при предоставлении услуг (выполнении работ) его подписывают;
6. возвратная накладная или акт несоответствия — при оформлении возврата.

Документ считается первичным, если операция выполнена — товар отгружен / работы выполнены и оплата получена.

Если работаете в розничной торговле или обслуживаете обычных физлиц, не забывайте выдавать покупателям расчётные документы, они удостоверяют факт покупки их обычно требуют при оформлении возврата (, ).

Для чего нужны первичные документы бухгалтерского учета

Ежедневно в компании производится до сотни различных операций: заключаются новые договора с покупателями, оплачиваются счета поставщиков, выдаются деньги подотчётным лицам, приходуется мебель и оборудование и так далее. Для отражения каждой операции используются первичные учетные документы. Составляются они при проведении хозяйственной операции и являются подтверждением совершения сделки.

На их основании бухгалтер фирмы составляет проводки, они служат для определения налоговой базы. Оформлением занимается в основном поставщик. Покупателю следует пристально следить за правильностью составления, так как ему предстоит показывать их как свои расходы и учитывать при расчете налогов.