Должностная инструкция зам генерального директора по юридическим вопросам

Чем занимается и какие функции выполняет

Производство можно представить себе как большой организм, каждая часть которого должна работать согласованно с другими и который эффективно взаимодействует с окружающими. Конечный результат в виде готовой продукции надлежащего качества получиться только при своевременном и точном выполнении бизнес-процесса. Управлением и контролем на всех этапах занимается директор производства, его заместитель и начальники внутренних подразделений.

Чем же отличаются обязанности директора и его заместителя? Должностные инструкции и обязанности похожи, но уровни полномочий и прав могут быть разными. Также будут различия в количестве и составе подчиненных. В случае временного отсутствия основного руководителя его обязанности переходят к заместителю. Получая права, он берет на себя и полную ответственность за исполнение временных задач.

Требования по должности

На основании требований осуществляется процесс выбора специалиста на вакантную должность. Соответственно, описание данного аспекта производится крайне детально. Закон определяет, что руководитель не может отказать в приеме на работу сотрудника, который всецело импонирует установленным требованиям по вакантной должности, иначе формируется возможность подачи заявления в суд на рассмотрение неправомерных действий работодателя. Чтобы исключить такие спорные ситуации, непременно следует грамотно и правильно осуществлять процесс описания всех требований по выбору кандидата на должность:

  1. Специалист должен иметь высшее образование. Тут нужно сказать о том, что на многих предприятиях устанавливается необходимость приема на работу специалистов, которые имеют экономическое образование. На других предприятиях устанавливаются требования по приему на работу специалистов, имеющих образование, которое касается управления. На крупных предприятиях стараются брать специалистов с двумя описанными выше образованиями;
  2. Нередко устанавливается необходимость предоставления документов, которые определяют наличие стажа. Тут сразу же скажем о том, что стаж чаще всего должен быть в сфере управления, и не менее одного года. Тем не менее, не редко указывается на то, что на должность принимаются специалисты, которые вовсе не имеют стажа;
  3. Определяются личные качества специалиста, которые являются важными и критичными. Устанавливается, что специалист должен уметь вести переговоры, должен быть грамотным, коммуникабельным и мобильным. Могут потребоваться сертификаты и документы, которые подтверждают наличие дополнительного образования и пр.;
  4. Устанавливается, что специалист должен иметь определенные познания в области законодательства. Чаще всего, данный пункт указывается для того, чтобы впоследствии иметь возможность внести описание ответственности за неисполнение определенных норм законодательства. Кроме всего прочего, определяется, что специалист обязан иметь ряд дополнительных навыков и знаний. Например, знание английского языка, в случае, если предприятие будет осуществлять определенные международные связи.

Также устанавливается, что руководитель в требования может внести все свои пожелания к кандидату. Например, может быть указано на то, что специалист в обязательном порядке должен обладать умениями, навыками и знаниями, которые касаются специфики работы предприятия. Кроме всего прочего, может быть поставлен акцент на то, что специалист должен обладать знаниями, которые позволяют ему пользоваться современным обеспечением программного варианта.

Список требований формируется практически во всех шаблонных документах, и это является важным аспектом, в тоже время, указанные требования не всегда должны отражаться именно в вашей конкретной инструкции, ведь она по сути, может иметь совершенно иные требования. Вы можете брать специалистов со средним образованием, не имеющих соответствующего опыта и пр. Все зависит от вашего личного пожелания, а также от ваших индивидуальных потребностей.

I. Общие положения

1. На должность заместителя директора по управлению персоналом назначается лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура и дополнительное профессиональное образование по программе профессиональной переподготовки в области управления персоналом, стратегического и операционного управления, экономики организации; программе повышения квалификации в области управления персоналом, стратегического и операционного управления.

2. Опыт практической работы не менее пяти лет в области управления персоналом на руководящих должностях.

3. Назначение на должность заместителя директора по управлению персоналом, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Заместитель директора по управлению персоналом должен знать:

4.1. Методы управления развитием и эффективностью организации, анализа выполнения планов и программ, определения их экономической эффективности

4.2. Методы оценки работы структурных подразделений, результатов труда персонала

4.3. Методы проведения аудитов, контроллинга управленческих процессов

4.4. Методы анализа количественного и качественного состава персонала

4.5. Системы стандартов по бизнес-процессам, профессиям, нормы труда

4.6. Системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала

4.7. Методы анализа социальных программ и определения их экономической эффективности

4.8. Технологии и методы формирования и контроля бюджетов на персонал

4.9. Требования охраны и безопасных условий труда

4.10. Цели, стратегии и кадровую политику организации

4.11. Основы технологии производства и деятельности организации

4.12. Основы социологии, психологии и экономики труда

4.13. Основы управления социальным развитием организации

4.14. Методы проведения социологических исследований, изучения общественного мнения

4.15. Структуру организации

4.16. Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права

4.17. Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу

4.18. Основы налогового законодательства Российской Федерации

4.19. Основы миграционного законодательства Российской Федерации, в части привлечения и трудоустройства иностранных граждан и лиц без гражданства

4.20. Основы административного законодательства в области управления персоналом и ответственности должностных лиц

4.21. Законодательство Российской Федерации о персональных данных

4.22. Локальные нормативные акты организации в области управления персоналом

4.23. Порядок заключения договоров (контрактов)

4.24. Нормы этики делового общения

4.25. Основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними

4.26. Порядок проведения закупочных процедур и оформления сопутствующей документации

4.27. Теории и методы формированию бренда организации

4.28. Основы работы по профориентации

4.29. _____________________________________________________________________

5. Заместитель директора по управлению персоналом подчиняется непосредственно директору.

6. На время отсутствия заместителя директора по управлению персоналом (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Образец

Утверждаю Генеральный директор

ООО «Арбуз»

Медведева О. В.

«01» августа 2015 г.

  1. Требования к директору.

    • Генеральный директор руководит ООО, его производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью.
  2. Генеральный директор полностью подчиняется общему Учредительскому собранию ООО «Арбуз».
  3. Замещать генерального директора может его заместитель или иное лицо, назначенное на должность по приказу гендиректора.
  4. Обязанности директора.

    • Соблюдает законность всей деятельности предприятия, а также подготавливает необходимые документы для лицензирования фирмы.
  5. Регулирует отношения между государственными и частными фонами, предприятиями.
  6. Ведет переговоры с кредиторами, инвесторами, заказчиками.
  7. Разрабатываем максимально эффективную систему управления, целью которой будет являться повышение качества продукции и увеличение продаж.
  8. Внедряет и контролирует предложения Учредителей в развитие фирмы.
  9. Организаторские обязанности.

    • Регулирует и организует работу, контролирует все структурные подразделения.
  10. Обеспечивает предприятие всем необходимым оборудованием за счет финансов предприятия.
  11. Организует работу высококвалифицированных кадров на предприятии.
  12. Гендиректор поводит проверку знаний и профессиональных качеств рабочих. Организует учебные курсы для повышения квалификации рабочих, если это необходимо.
  13. Проводит проверку должностных обязанностей рабочих. Устраняет все недочеты, ошибки кадров.
  14. Правовые аспекты. Гендиректор имеет право:

    • 4.1 Принимать на работу сотрудников и увольнять их.
  15. 4.2 Подписывать документы в рамках компетентности должности.
  16. 4.3 Заключать договора с кредитными, бюджетными и частными организациями.
  17. 3.4 Начислять зарплату.
  18. 3.5.Открывать счета в банках.
  19. Ответственность гендиректора.

    • Гендиректор является материально ответственным лицом, а также защищает интересы имущества в суде.
  20. Гендиректор несет ответственность за несоблюдение правил распорядка, пожарной безопасности и иных мер.

Общие положения

Здесь отражаются общие положения, имеющие отношение к такой должности, как заместитель директора. Заместитель может быть в разных областях, в зависимости от сферы деятельности:

  • исполнительный директор;
  • технический директор;
  • заместитель по воспитательной работе;
  • заместитель по административно-хозяйственной части;
  • прочее.

От этого зависят должностные обязанности. Но раздел «общие положения» может быть единым для всех заместителей директоров. Здесь прописываются такие положения:

  • принадлежность к категории «руководителей»;
  • иерархия подчинённости – непосредственно руководителю предприятия;
  • наличие высшего образования;
  • приём на работу и освобождение от должности происходит исключительно по приказу руководителя организации;
  • если он по каким-либо причинам отсутствует на рабочем месте, его функциональные обязанности переходят к иному лицу, который назначается приказом;
  • перечень документов, которыми должен руководствоваться заместитель директора при исполнении своих обязанностей, это: устав, правила внутреннего распорядка, данная инструкция, приказы руководителя и прочее;
  • перечень знаний, которые должен иметь кандидат на данную должность. Конкретность списка зависит от того, на какую должность его принимают. Если это исполнительный директор, то список один, если по хозяйственной части, то другой. Но основы экономики, делового этикета, порядок заключения и расторжения договоров он должен знать обязательно;
  • прочее, что имеет отношение к деятельности конкретного заместителя директора.

Как правило, общие положения должностной инструкции мало чем отличаются, однако, в зависимости от специализации заместителя директора, могут быть учтены некоторые нюансы. Поэтому ответственный человек может сделать её одинаковой, при необходимости внеся некоторые коррективы.

Права заместителя генерального директора

У каждого работника есть свои права и обязанности на рабочем месте, которые прописываются в должностной инструкции. Они могут быть включены в разные разделы или объединены в один. Это зависит от «полноты» раскрываемых в документе обязанностей. Так, заместитель директора может выполнять следующие должностные обязанности:

  • налаживать результативное сотрудничество всех структурных подразделений;
  • осуществлять контроль над их работой;
  • разрабатывать и согласовывать с высшим руководством планы по развитию производства и оптимального финансирования подразделений;
  • осуществлять контроль над тем, как руководители структурных подразделений сдают отчётность высшему руководству. Это должно происходить вовремя и в полной мере;
  • делегировать полномочия руководителей структурных подразделений в зависимости от своей специализации. Например, финансовый директор контролирует деятельность бухгалтерии и финансового отдела. Технического департамента он не касается. Для этого есть заместитель директора другой направленности;
  • утверждать штатное расписание подконтрольных ему структурных подразделений;
  • прописывать, согласовывать и утверждать должностные оклады, надбавки и премии работникам тех департаментов, чью деятельность он контролирует и делегирует;
  • совместно с отделом кадровой службы разрабатывать, согласовывать и внедрять меры по дополнительному стимулированию и мотивации сотрудников вверенных ему структурных подразделений;
  • принимать меры для решения вопросов по оптимизации работы и улучшению качества подконтрольных ему департаментов;
  • содействовать выполнению задач, которые непосредственно связаны с организационно-исполнительной деятельностью подчинённых структурных подразделений;
  • в зависимости от своей специализации обеспечивать исполнение в полной мере обязанностей перед поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, кредиторами;
  • контролировать качественное исполнение договоров хозяйственного и трудового назначения;
  • вести учёт и контролировать целесообразное расходование денежных средств, которые выделяются высшим руководящим составом для планомерного развития вверенных ему структурных подразделений;
  • осуществлять контроль над соблюдением финансовой дисциплины в подконтрольных ему департаментах;
  • прочее.

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

  • нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
  • гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
  • организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
  • планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
  • порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

  • законодательными актами РФ;
  • Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

  • результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
  • своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
  • выполнение договорных обязательств.
  • разработкой мер по сбережению ресурсов;
  • совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
  • улучшением экономических показателей;
  • повышением результатов деятельности организации;
  • укреплением финансовой дисциплины;
  • предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

  • работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
  • исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

II. Должностные обязанности

В обязанности заместителя директора по управлению
персоналом входит:

1. Разработка системы
стратегического управления персоналом организации:

— Анализ
успешных корпоративных практик по организации стратегического управления
персоналом организации, организационного проектирования и взаимодействия
подразделений

— Постановка
стратегических целей в управлении персоналом

— Разработка
корпоративной политики, планов, программ, процедур и технологий по управлению
персоналом

— Разработка
корпоративной культуры и социальной политики, систем мотивации, эффективности,
оценки и развития персонала

— Формирование
системы оплаты и организации труда

— Разработка
организационной структуры, планирование потребности в персонале организации

— Разработка
программ, принципов стандартизации, унификации, автоматизации процессов управления
персоналом и безопасных условий труда

— Формирование
бюджета на персонал, технологий аудита работы с персоналом и контроллинга

2. Реализация
системы стратегического управления персоналом организации:

— Планирование
деятельности и разработка мероприятий по управлению персоналом для реализации
стратегических целей организации

— Внедрение
политик, планов, программ, процедур и технологий по управлению персоналом

— Построение
организационной структуры с учетом плановой потребности в персонале и
взаимодействия структурных подразделений организации

— Внедрение
и поддержание корпоративной культуры и социальной политики, систем мотивации,
эффективности, оценки и развития персонала

— Внедрение
и поддержание системы организации труда и оплаты персонала

— Управление
внедрением программ и принципов стандартизации, унификации, автоматизации
процессов управления персоналом и безопасных условий труда

— Организация
проведения аудита и контроллинга в управлении персоналом

— Постановка
задач руководителям структурных подразделений, определение
материально-технических ресурсов для их выполнения

— Анализ
отчетности по управлению персоналом и выявление ресурсов по улучшению
деятельности организации

— Согласование
условий заключаемых договоров по вопросам управления персоналом

— Организация
проведения закупочных процедур по вопросам управления персоналом и оформления
сопутствующей документации по ним

— Формирование
бюджета на персонал, технологий аудита работы с персоналом и контроллинга

— Применение
к работникам мер поощрения и дисциплинарного взыскания

3. Администрирование
процессов и документооборота по стратегическому управлению персоналом организации:

— Анализ
процессов документооборота, локальных документов по вопросам управления
персоналом, бизнес-процессов организации, удовлетворенности персонала

— Документационное
оформление результатов управления персоналом, его аудита, работы структурных
подразделений

— Документационное
и организационное сопровождение стратегического управления персоналом и работы
структурных подразделений

— Подготовка
предложений по развитию систем управления персоналом, по необходимым
корректирующим и превентивным мерам и по повышению эффективности работы
структурных подразделений

— Контроль
процессов в области управления персоналом и работы структурных подразделений, сравнение
и анализ процессов, результатов управленческих мероприятий, определение
факторов, вызывающих отклонение от плановых показателей

— Согласование
и контроль договоров по вопросам и системам стратегического управления
персоналом и работе структурных подразделений, организация процедур по их
заключению

— Подготовка
результатов анализа соответствия организации и оплаты труда персонала успешным
корпоративным практикам

— Выполнение
требований по хранению информации о результатах действия систем стратегического
управления персоналом и работы структурных подразделений

Кто составляет и подписывает инструкцию?

Должностную инструкцию замдиректора по общим вопросам, разрабатывают и утверждают специалисты на основании нормативно-правовых актов и инструкций. Кадровая служба предприятий может вносить дополнительные изменения в данный документ. Все внесённые поправки не должны противоречить Трудовому Кодексу РФ и другим юридическим документам.

Разработанную инструкцию подписывает и утверждает генеральный директор предприятия. Затем данная инструкция вносится в трудовой договор, либо отдельно подлежит ознакомлению и подписи работником, который будет принят на данную должность.

Только после подписания этого документа работник может исполнять свои трудовые обязанности.

Должностные обязанности

Самый важный раздел инструкции, потому что это и есть трудовая функция работника. Должностные обязанности любого зама следуют из:

  • необходимости решения круга вопросов, которые делегировал ему генеральный директор;
  • специфики деятельности подразделений, которые он курирует.

Кроме того, должность заместителя директора наделена организационно-распорядительными функциями, и трудовая функция работника в этом разделе акцентируется на координации и управлении подчиненными сотрудниками. Если ведется разработка должностных обязанностей, рекомендуется использовать по большей части глаголы:

  • организует;
  • координирует;
  • руководит;
  • контролирует;
  • обеспечивает;
  • принимает меры и т. д.

Например, первый заместитель директора обязан:

  • координировать работу всех подразделений в соответствии с целями и задачами, которые стоят перед предприятием;
  • принимать меры по обеспечению бесперебойной работы производства;
  • информировать, а не скрывать от генерального директора все недостатки в работе производства и его снабжении, принимать меры по устранению причин и условий, которые могут способствовать простою предприятия, и т. д.

Вообще, наполнение этого раздела конкретикой напрямую зависит от специфики деятельности общества: если основное направление — это производство, значит, раздел обязанностей первого замдиректора организации будет преимущественно состоять из обязанностей по руководству и обеспечению технической и производственной деятельности предприятия.

Обновляйте знания

Мир юриспруденции и управления быстро обновляется. Постоянно появляются новые техники руководства, законодатели вносят изменения в нормативные акты. Чтобы не отстать и оставаться конкурентоспособным, приходится пропускать через себя массу информации. Лучше, если она будет без «воды», насыщенной практическими, реальными знаниями, а не теорией. Вот несколько способов повысить свою квалификацию без отрыва от работы:

Наладьте мониторинг нововведений в нужной вам законодательной сфере — с этим помогут специальные сервисы и профильные журналы.
Посещайте конференции — выбирайте те, где в спикерах интересующие вас практики.
Если компания довольно крупная, не забывайте о сотрудничестве в качестве эксперта с законодательными органами.
Занимайтесь личным PR — публикуйте статьи в профильных медиа, готовьте комментарии в федеральные СМИ

Это повысит вашу узнаваемость, вас начнут приглашать в качестве эксперта на публичные мероприятия — еще больше практических знакомств и, соответственно, больше важной информации от коллег.
Найдите комплексный курс, где практики разбирают тонкости и нюансы подходящей вам законодательной сферы, рассказывают о юридических трюках и обсуждают интересные судебные решения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector