Как организовать удаленную работу сотрудников компании в период пандемии

Содержание ст. 312.9 ТК

В её начале указывается, что в ситуациях значимых ЧП сотрудник по инициативе нанимателя может быть переведён на дистанционный формат работы на время действия чрезвычайных обстоятельств. Примерами данных ЧП являются:

• техногенная катастрофа;
• несчастный случай на производстве;
• пожар или другие подобные ситуации, несущие угрозу населению (отдельным группам).

Подобный перевод на удалённый формат работы возможен и в ситуации принятия соответствующего решения структурами власти федерального или местного уровня.

Указано, что от сотрудника не требуется согласие на данный перевод.

Подчёркнуто, что наниматель обеспечивает сотрудника, временно переводимого на удалённую работу:

• программами;
• средствами защиты данных;
• другим нужным в работе инвентарём.

Для нанимателя доступен и вариант выплаты сотруднику компенсации, если тот за свой счёт применяет в работе или арендует программы и нужный ему инвентарь. В этом случае наниматель возмещает удалённому сотруднику расходы, связанные с их использованием, а также осуществляет другие выплаты, нацеленные на возмещение издержек, возникших из удалённого характера работы. Если это необходимо, то наниматель обучает временно переведённый на удалённую занятость персонал обращению с программами и другими средствами, которые им рекомендованы или предоставлены.

Подчёркнуто, что при временном переводе сотрудников на удалённую занятость наниматель издаёт соответствующий локальный акт. Этот документ он согласовывает с представителями профсоюза. Акт содержит:

• причину перевода на дистанционную занятость – из числа упомянутых в ч. 1 ст. 312.9 ТК;
• перечень сотрудников, временно задействованных на дистанционной работе;
• период, в течение которого сотрудники будут трудиться удалённо (он не должен превышать срок актуальности обстоятельств, послуживших причиной удалённой работы);
• принципы обеспечения сотрудников необходимыми в удалённой работе инвентарём и программами, а также порядок выплаты им денежных средств, упомянутых в ч. 2 ст. 312.9 ТК;
• принципы работы удалённых сотрудников (трудовой график, время для взаимодействия с нанимателем), способы организации контактов сторон (при условии их корректной идентификации), параметры предоставления нанимателю отчётности по результатам работы;
• другие положения, относящиеся к организации труда.

Подчёркнуто, что удалённый сотрудник должен быть ознакомлен с указанным локальным актом, причём способом, позволяющим удостоверить факт получения этого документа.

Указано, что при переводе сотрудника на удалённую занятость в соответствии со ст. 312.9 ТК не требуется модернизации трудового договора. После завершения периода удалённой работы (который не должен превышать срок актуальности обстоятельств, послуживших причиной подобного формата занятости) наниматель предоставляет сотруднику прежнюю работу, а тот обязан начать её выполнение.

Подчёркнуто, что при переводе сотрудника на удалённую занятость в соответствии со ст. 312.9 ТК на него распространяются профильные гарантии, предусмотренные гл. 49.1 ТК. Они затрагивают:

• охрану труда;
• обеспечение сотрудника инвентарём и программами за счёт нанимателя;
• принципы возмещения сотруднику расходов в ситуации, когда тот за свой счёт приобретает (арендует) нужный для работы инвентарь;
• параметры компенсации сотруднику издержек, обусловленных удалённой занятостью.

Отдельно рассмотрены ситуации, когда сотрудника нельзя перевести на удалённую работу по ст. 312.9 ТК. Это может быть связано со:

• спецификой его работы;
• отсутствием возможности у нанимателя обеспечить его требуемыми для удалённой работы инвентарём и программами.

Указано, что в данных ситуациях время, в течение которого сотрудник бездействует, считается временем простоя, не зависящим от нанимателя и работника. Оплата за этот простой осуществляется на базе ч. 2 ст. 157 ТК. Более значительная величина оплаты может быть предусмотрена:

• колдоговором;
• соглашением;
• локальным актом нанимателя.

Рассмотренная статья завершает гл. 49.1 ТК, посвящённую нюансам труда удалённых сотрудников. Следует отметить, что многие статьи этой главы введены в ТК с 2021 года при помощи ФЗ № 407 от 08.12.20.

Чем удаленная работа отличается от фриланса?

Чем хороша удаленная работа? Преимущества удаленки

• Возможность устроиться в крупную компанию на хорошую зарплату. Особенно это актуально для жителей регионов, где мало работы для ИТ-специалистов или представителей творческих профессий.
• Более гибкий график, чем при работе в офисе.
• Нет необходимости общаться с офисными коллегами, отвлекаться от работы.
• Экономия времени, т.к. не нужно ездить на работу и тратить пару-тройку часов в метро или в пробках.

• Экономия денег на «офисной одежде» и всех атрибутах строгого «дресс кода».

Возможность проще подрабатывать и брать проекты от других клиентов или компаний, т.к. работодатель не контролирует, что Вы работаете только над его проектами. В случае удаленной работы нанимателю важен результат, а не процесс. Однако мы рекомендуем согласовывать наличие подработки с основным работодателем и не работать на прямых конкурентов.

Минусы удаленной работы:

• Не все компании готовы нанимать дистанционных работников.
• Нет общения с коллегами. Кто-то страдает от этого, кто-то переносит легко.
• Компьютер и нужные в работе программы, как правило, приходится приобретать за собственный счет (но могут быть исключения).

• Необходимо самостоятельно организовывать свой рабочий день, ведь «над душой» постоянно никто не стоит.

Часто работа по свободному графику становится работой с ненормированным рабочим днем, включая работу по праздникам или выходным. Однако если сразу грамотно организовывать рабочий процесс, такая проблема решается.

Удаленная работа – это будущее, и отчасти – наступившее настоящее. Переводя сотрудников на удаленный режим работы, работодатели экономят на офисе и могут нанимать специалистов из других городов и даже стран, а работникам такой способ заработка удобнее и комфортнее. Ведь в крупных городах, чтобы добраться до офиса, сотруднику часто требуется два-три часа. На удаленной работе такой проблемы нет – работать можно из дома, и ездить никуда не надо.

Из каких этапов состоит общение с клиентом?

Открытие

Представьте себе следующую ситуацию. У клиента есть явная потребность — он ищет хороший лазерный принтер, но не знает, какой выбрать. Прежде чем принять решение о покупке, он ищет информацию в Интернете.Вы управляете магазином электроники. На данный момент вы можете повлиять на его решение.

Каким образом? Создавая контент, который отвечает его потребностям. В этом случае это могут быть обзоры лучших лазерных принтеров, подбор оборудования к конкретным потребностям (например, офисный или домашний принтер) или руководство о том, как работать с определенными типами принтеров, чтобы они работали как можно дольше.

Если получатель получает ценный и полезный контент, а также связывает их с вашим брендом — это огромный плюс.

Где и как найти дистанционную работу?

• Посмотрите компании, предлагающие вакансии удаленной работы.
• Много подобных вакансий имеется в Яндексе, в том числе есть вакансии, не требующие ИТ-квалификации (подходящие почти всем). Например, вакансии модератора, асессора, тайного покупателя.
• Искать вакансии можно на сайтах по трудоустройству, указывая, что вас интересует удаленная работа.
• Как современные технологии меняют индустрию красоты в период пандемии

  Если вам нужен дистанционный сотрудник, разместите вакансию в сервисе www.kadrof.ru/work Это бесплатный сайт для поиска удаленных работников.

В интернете под видом дистанционной работы встречаются предложения от лохотронов. Поэтому до поиска работодателей рекомендуем прочитать про обманы в сети интернет и особенно про вакансии-лохотроны. Эта информация поможет значительно снизить риски при трудоустройстве через интернет.

Рекомендуем

Расчеты через Интернет — особенности работы с электронными деньгами

Через Интернет можно не только общаться, но и оплачивать услуги, товары, совершать покупки. Сегодня мы поговорим о системах, которые позволяют …

Что значит оформление по ТК РФ? Плюсы и минусы работы по трудовому договору

Вы устроились на работу, вроде бы все хорошо… Но вдруг стали задерживать зарплату. Вы узнали, что работали неофициально. А значит, не копился …

Моя работа имеет смысл

Что я даю этому миру? Да, вопрос достаточно избитый, и в нем много патетики, но в той или иной форме он посещает очень многих. Деньги перестали радовать? Представляете, и такое возможно. Когда все, что ты делаешь, кажется мелким и незначительным.

Что делать?

Одна стилист всегда рекомендовала своим клиенткам отойти от зеркала на пять шагов. Хороший совет в любой ситуации.Большое видится на расстоянии. Каждый из нас выполняет работу, которая часто является лишь пазлом в одной огромной мозаике. Отойдите на пять шагов и посмотрите, действительно ли эта мозаика будет цельной и законченной, если вашего кусочка в ней не будет? Вы увидите, что нет.

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Трудовой договор и допсоглашение о переводе на «удаленку» можно заключить в электронном виде. Подписать их нужно следующим образом. Работодателю — при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сотруднику —   при помощи усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Работник вправе подать письменное заявление о том, чтобы ему прислали бумажную версию трудового договора (или допсоглашения). Компания обязана направить этот документ не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления.

Согласно статье  ТК РФ, будущий сотрудник должен предъявить при трудоустройстве:

1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если ранее человек уже работал).
3. Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в т. ч. в форме электронного документа.
4. Диплом или иной документ об образовании или квалификации (если должность предполагает их наличие).
5. Документы воинского учета (предъявляют только военнообязанные).
6. Другие документы, которые предоставляют только в определенных случаях. Например, справка об отсутствии судимости, если она является условием для приема претендента на ту или иную должность.

При удаленном режиме все перечисленные бумаги разрешено направить в электронном виде, в форме скан-образов. При этом работодатель вправе потребовать нотариально заверенные копии на бумажных носителях.

ВАЖНО

После приема на работу нового сотрудника необходимо сдать форму СЗВ-ТД (подробнее см. «Как правильно заполнить и сдать форму СЗВ‑ТД»).

Мониторинг реализации закона

Как пишут РИА «Новости», одновременно Госдума приняла проект
постановления, которым предложено вести мониторинг реализации закона. Андрей
Исаев предложил подготовить новый, второй пакет поправок в трудовое
законодательство, направленных на защиту прав и интересов работников, решив ряд
спорных вопросов, таких как ненормированный рабочий день.

Кроме того, как отметил депутат, 31 марта 2021 г. завершится
эксперимент по электронному документообороту, что также потребует дальнейшего
внесения изменений в законодательство.

Напомним, что законопроект о регулировании дистанционной
работы был принят Госдумой в первом чтении 21 июля 2020 г. Его авторами
выступили, в том числе, лидер фракции «Единая Россия» в Госдуме Сергей
Неверов, председатель Совета Федерации Валентина Матвиенко, а также
сенатор Андрей Клишас.

1.Kickidler

Kickidler – комплексная система контроля и учёта рабочего времени сотрудников. Имеет богатый функционал, дружественный интерфейс, проста в использовании, а главное – защищена от возможного жульничества со стороны удалённого работника. Это хорошо сбалансированное ПО, которое можно интегрировать в компании с любым количеством сотрудников. В 2020 году программы Kickidler вошла в топ 10 самых популярных программ мониторинга сотрудников в мире и стала второй по росту популярности в мае того же года.

Kickidler подойдет как для простого учета рабочих часов удаленных сотрудников, так и для тотального контроля дистанционного персонала с логгированием всех операций за ПК

Благодаря функции видеозаписи экрана и удобного просмотра истории действий за ПК, программу невозможно обмануть, что особенно важно при работе с сотрудниками в режиме Home Office

Функционал для контроля удалённых сотрудников

• Онлайн-мониторинг удалённых компьютеров – просмотр изображений с экранов.
• Учёт рабочего времени – регистрация начала и завершения работы, перерывов, простоев.
• Контроль эффективности сотрудников – анализ выполняемых в течение дня задач.
• Отслеживание открываемых приложений и сайтов с возможностью их автоматической фильтрации.
• Непрерывная запись видео с мониторов сотрудников.
• Запись всех нажатий на клавиатуру в течение рабочего дня.
• Удалённый доступ к ПК работников.
• Автоматические уведомления для сотрудников о совершаемых нарушениях на рабочем месте.

Цена и ограничения для бесплатной версии

Стоимость при самом выгодном тарифе Kickidler – 220 рублей в месяц за каждый подключенный компьютер, при условии, что вы приобрели лицензию на три года. Подробнее о тарифах. 

Только в Kickidler есть бессрочные лицензии, то есть, вы платите только один раз и получаете бессрочное право пользоваться ПО, включая техподдержку и обновления. Стоимость локальной оффлайн версии программы (то есть, без необходимости использования Интернета) + 20% к обычной.

Есть бесплатный 2-недельный тестовый период, позволяющий оценить функционал программы.

Бесплатная версия Kickidler предоставляет наибольшие среди аналогов возможности и позволяет подключить до 6 ПК. Из инструментов в ней отсутствуют функции записи видео с экранов, контроля нарушений удаленных сотрудников и рассылки автоматических уведомлений о них, а также удалённого доступа.

Недостатки программы

К недостаткам ПО Kickidler можно отнести отсутствие мобильной версии и интеграции с облачными сервисами. Однако, разработчики обещают добавить эти возможности уже в ближайшем обновлении программы.

Обоснование первого места в рейтинге

На 1-е место мы поставили именно Kickidler потому, что среди всех систем для удалённой работы эта программа позволяет получать наиболее полную и подробную информацию о продуктивности и дисциплине сотрудников, работающих на дому. Комбинация доступных инструментов исключает возможность использования ПО для имитации деятельности, а автоматический анализ продуктивности позволяет быстро узнавать, кто как работает.

Зачем нужен мониторинг удалённой работы?

Специальные контролирующие с собирающие статистику сервисы для удалённой работы при правильном подборе могут быть полезны для всех:

• Сотрудники будут помнить об ответственности зная, что их работа и продуктивность отслеживается.
• Сотрудники и фрилансеры смогут выставлять счета заказчикам на основании статистических данных о потраченном времени.
• Клиенты будут точно знать, сколько времени было потрачено на выполнение их задач.
• Для руководителей упростится контроль удалённых сотрудников за счет автоматизации процесса программными методами.

Зная это и наблюдая стремительный рост востребованности инструментов для удаленной работы, мы решили помочь тем, кто подбирает подобное ПО для интеграции в своей компании, и составили рейтинг лучших программ этого типа.

Удаленные сотрудники смогут больше зарабатывать

Поскольку работодатели смогут нанимать специалистов по всему миру, сотрудники также смогут искать более высокооплачиваемые вакансии за пределами своего города или региона.

Например, раньше программисты вынуждены были переезжать в такие места, как Кремниевая долина, чтобы реализовать свой потенциал. «Сегодня вы можете жить где угодно, в том числе за пределами Соединенных Штатов, и зарабатывать столько же», — говорит ван дер Воорт.

Недавно представители Facebook сообщили о планах привязать уровень дохода к местонахождению, а это означает, что те, кто находится в районах с более низкой стоимостью жизни, в результате будут зарабатывать меньше. Однако ван дер Воорт считает данную политику несостоятельной в условиях свободного рынка. «Хорошее владение определенными навыками должно щедро оплачиваться вне зависимости от местоположения, — рассуждает Воорт. — Но если вы считаете, что достойны большего жалования, вы можете найти другого работодателя».

Какие изменения планируют внести в ТК

В июне 2020 года Вячеслав Володин и Валентина Матвиенко предложили законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы». Эти изменения отдельно закрепили бы в Трудовом кодексе такие понятия как «временная дистанционная (удаленная) работа» и «комбинированная дистанционная работа».

21 июля 2020 этот проект приняли в первом чтении. И по плану законотворцев новый документ сможет заработать уже в начале 2021 года.

Ко второму чтению в законопроект планируют внедрить понятие «график взаимодействия», вне которого работодатель не сможет ставить сотруднику задачи и требовать его оставаться онлайн. Формально любое взаимодействие с работником во время его отдыха работодатель должен будет оплатить как сверхурочную работу.

Авторам проекта еще нужно прояснить, как совместить все нормы и требования к частично занятому на удаленке сотруднику. Ведь когда он дома, на него должны распространяться нормы о дистанционной работе — например, не требуется проводить инструктаж, обучение по охране труда и т. п. А когда работник попадает в офис, нужна обязательная специальная оценка его условий труда (СОУТ) и те же инструктажи. Пока в этом вопросе нет ясности, кажется, что режим комбинированной удаленной работы прибавит документов и усложнит процессы.

Также в Госдуме рассматривают возможность отказаться от электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подписания документов. Предполагается, что работодатель и сотрудник смогут обмениваться документами любым удобным способом, который позволяет однозначно идентифицировать обе стороны: письма в электронной почте, системы документооборота или даже сообщения в мессенджерах.

Кроме того, в законопроекте предлагают упразднить требование указывать адрес конкретного рабочего места. «Рабочее место дистанционного работника может находиться везде, где есть возможность использовать сеть Интернет».

В новом проекте хотят упразднить возможность вносить в дополнительное соглашение специальные условия для расторжения трудового договора. То есть новая редакция ТК отберет у компании право уволить удаленного работника по дополнительным основаниям и оставит возможность расторгнуть договор только на основании правил, прописанных в Трудовом кодексе.

Наконец, новый закон предусматривает, что при временной дистанционной работе зарплата не меняется и выплачивается сотруднику в полном размере. Правда, при условии, что сохранится тот же объем работы.

По данным соцопроса института социального анализа и прогнозирования РАНХиГС в 2019 году только треть респондентов хотели бы работать в офисе постоянно.

Большинство людей — 55% — хотели бы часть рабочего времени проводить дома и приезжать в офис несколько раз в неделю.

Постоянно работать удаленно хотел бы каждый десятый. Но ТК не обязывает работодателей переводить работников на дистанционную работу по их просьбе.

Особенности при увольнении.

Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.

По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.

Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора. Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33-7310/2017).

Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.

В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.

* * *

Мы рассмотрели особенности дистанционной работы – в частности, касающиеся приема на работу, оформления трудового договора, режиме рабочего времени и времени отдыха, организации охраны труда и увольнении. В остальном на дистанционных работников распространяются общие нормы Трудового кодекса, в том числе по поводу предоставления отпусков, учета рабочего времени в зависимости от его режима и т. д.

Ну и конечно, на дистанционную работу не обязательно принимать новых сотрудников – можно перевести и уже работающих. Но осуществляется такой перевод только по соглашению сторон. В одностороннем порядке по инициативе работодателя он возможен лишь при наличии веских оснований.  

Почему нашему рейтингу программ для контроля удаленной работы можно доверять?

Мы сами являемся разработчиками ПО, а также внимательно отслеживаем новинки рынка программ контроля и учёта рабочего времени, их обновлений. Нами протестированы не только перечисленные ниже, но и многие другие системы и трекеры для удалённой работы, поэтому нам было проще разобраться в этом вопросе.

Тем не менее, наше мнение касательно представленного ниже перечня ТОП-10 программ является субъективным. Приглашаем вас изучить рейтинг и составить собственное мнение.

Сравнительная таблица стоимости и функционала ПО для контроля удалённых сотрудников: