Выданы в подотчет денежные средства — проводка

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Пример № 3. Командировочные расходы в подотчет

Фактические расходы бухгалтера составили 19 000 руб., в том числе:

  1. Проезд 4000 × 2 = 8000 рублей, в том числе НДС 1220 рублей.
  2. Проживание 2500 × 2 дней = 5000 рублей, в том числе НДС 763 руб.
  3. Суточные 2000 × 3 дня = 6000 рублей.

Проводки:

Содержание операции

Дт

Кт

Сумма, руб.

Аванс на командировочные выдан Дорожкиной из кассы

71

50

20 000

Списаны расходы на оплату проездного билета без НДС

20

71

6780

Выделен НДС по затратам на билеты

19

71

1220

НДС предъявлен к вычету

68.НДС

19

1220

Списаны расходы на проживание в гостиничном номере без НДС

20, 44

71

4237

Выделен НДС по расходам на проживание

19

71

763

НДС предъявлен к вычету

68.НДС

19

763

Списаны суточные по авансовому отчету

20, 44

71

6000

Бухгалтер вернула неизрасходованный остаток в кассу ООО «Весна»

50

71

1000

С какими счетами корреспондирует счет 71

По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.

Счет 71 корреспондирует по дебету с Счет 71 корреспондирует по кредиту с
  • 50 «Касса»
  • 51 «Расчетный счет»
  • 52 «Валютные счета»
  • 55 «Специальные счета в банках»
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
  • 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
  • 91 «Прочие доходы и расходы»
  • 07 «Оборудование к установке»
  • 08 «Вложения во внеоборотные активы»
  • 10 «Материалы»
  • 11 «Животные на выращивании и откорме»
  • 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
  • 20 «Основное производство»
  • 23 «Вспомогательные производства»
  • 25 «Общепроизводственные расходы»
  • 26 «Общехозяйственные расходы»
  • 28 «Брак в производстве»
  • 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
  • 41 «Товары»
  • 44 «Расходы на продажу»
  • 45 «Товары отгруженные»
  • 50 «Касса»
  • 51 «Расчетные счета»
  • 52 «Валютные счета»
  • 55 «Специальные счета в банках»
  • 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
  • 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
  • 91 «Прочие доходы и расходы»
  • 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
  • 97 «Расходы будущих периодов»
  • 99 «Прибыли и убытки»

Важное про 71 счет: характеристика, проводки, примеры

71 счет отражает расчеты с сотрудниками по суммам, выданным под отчет. В статье – характеристика 71 счета в бухгалтерском учете, проводки, примеры, бесплатные образцы документов. Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом Закажите обратный звонок на подключение или позвоните: 8 (бесплатно по РФ).

Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:

Удобный учет расчетов с подотчетными лицами можно вести в программе БухСофт. Чтобы посмотреть программу, просто нажмите на кнопку ниже:

Попробовать программу

71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет. Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д. Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.

Счет 71 в бухгалтерском учете

По факту выдачи наличной подотчетной суммы или перевода безналичных средств счет 71 в бухгалтерском учете дебетуется с одновременным отражением той же суммы по кредиту счетов, на которых ведется учет денежных сумм. Это могут быть счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».

Дебет 71 счета показывает задолженность подотчетного физлица (сотрудника, подрядчика, исполнителя) перед работодателем или заказчиком.

Запись по дебету счета 71 возможна, только если оформлен первичный документ. Когда выданы наличные, составляется расходный кассовый ордер, а когда сумма перечислена безналично, первичкой может служить банковская выписка.

По факту расходования подотчетной суммы физлицо составляет обязательный документ. В качестве такого документа служит авансовый отчет. Форму отчета работодатель или заказчик определяет самостоятельно. Как правило, используется типовая форма № АО-1. Она представлена в окне ниже, ее можно скачать.

По своему желанию работодатель может видоизменять типовую форму авансового отчета, дополнить ее какими-либо реквизитами. Требование к документу только одно – он должен иметь все обязательные реквизиты «первички», названные в законе о бухгалтерском учете. Кроме того, к авансовому отчету физлицо должно приложить документы, которые подтверждают факт траты, ее целевой характер и ее сумму.

По факту утверждения руководителем авансового отчета с приложенными к нему документами счет 71 в бухгалтерском учете кредитуется с одновременным отражением стоимости купленного имущества, услуг или работ по дебету соответствующих бухгалтерских счетов. Если подотчетной суммы оказалось недостаточно, то имеет место перерасход.

Кредит 71 счета показывает задолженность работодателя или заказчика перед подотчетным физлицом.

Что показывает кредит счета 71

Кредит 71 счета показывает расходы, совершенные подотчетником для нужд организации. При этом в дебетовой стороне проводки указываются счета, на которых ведется учет затрат на приобретение ТМЦ, услуг и т. д.Они показывают, на какие цели были потрачены деньги, полученные под отчет:

  • Дт 10, 11, 41 Кт 71 — оприходованы ТМЦ, оплаченные подотчетником;
  • Дт 19 Кт 71 — принят к учету выставленный поставщиками НДС;
  • Дт 76 Кт 71 — оплачены услуги сторонней организации;
  • Дт 20, 26, 44 Кт 71 — отражена оплата затрат, связанных непосредственно с нуждами основного производства, общехозяйственными нуждами или с реализацией товаров;
  • Дт 50 (51) Кт 71 — подотчетником возвращены неиспользованные деньги в кассу или на расчетный счет компании,

где:

  • счета 10, 11, 41 — счета учета материальных ценностей;
  • счет 19 — «НДС по приобретенным ценностям»;
  • счета 20, 26, 44 — счета учета затрат на основное производство, хозяйственные нужды или реализацию товаров;
  • счет 76 — «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Эти проводки по счету 71 делаются после предоставления подотчетным лицом авансового отчета и отражаются в правой таблице лицевой стороны авансового отчета.

Кредитовое сальдо счета показывает наличие перерасхода у подотчетника.

Характеристика

Информационное содержание счета определяет данный счет как регистр материального учета денежных средств. Приказ «Об учетной политике предприятия» регламентирует особенности ведения счета 71 – по активной или пассивной стороне.

  1. Сальдо кредитовое . Эпизодичное использование подотчета небольшого объема на предприятиях со скромными оборотами позволяет оплачивать расходы после их свершения.
  2. Сальдо дебетовое . Руководство избирает политику предварительной выдачи денег. Авансирование — наиболее удобный вариант для предприятий, где практикуются частые, длительные командировки или постоянные масштабные закупки за наличный расчет.

По каждому подотчетнику на предприятии ведут развернутый аналитический учет в разрезе 71 счета. Если аналитический учет фиксирует конкретные обороты по каждому отдельному сотруднику, то благодаря синтетическому учету отражается общая сумма оборотов, остатки, характеризующие взаимоотношения между персоналом и организацией в области расходов производственного характера.

Кассовая дисциплина заключается в следующем

  1. Командированные сотрудники отчитываются в день приезда, если это произошло в рабочее время. В других ситуациях для отчета законодательство отводит три рабочих дня – Указание Центрального Банка РФ №3210 от 11 марта 2014 года в пункте 6.3.
  2. Штатный персонал, находящийся на рабочем месте постоянно, должен отчитаться с момента получения денег по расходному ордеру из кассы или поступлению средств на карту.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

  • 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
  • 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
  • 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п Содержание хоз. операции Дебет Кредит Документы-основания
1 Выплата наличных денежных средств в подотчет 71 50 Отчет кассира, расходный  ордер
2 Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку 71 51 Выписка банка, платежное поручение
3 Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку 71 55 Выписка со специальных счетов
5 Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств 08 71 Акт о приемке работ и услуг
6 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом 10 71 Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7 Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды 20/26/44 71 Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9 Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом 41 71 Авансовый отчет и накладные
11 Возврат в кассу неистраченных средств 50 71 Отчет кассира, приходный ордер
12 Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица 73 71 Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ — основание
71 51 На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды 2 500 Платежное поручение
10 71 Поступили канцтовары, приобретенные  Ивановым И.И. по чеку  без  НДС 2 840 Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковскую карточку  Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода 340 Платежное  поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ-основание
26/44 60 Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.) 6 102 Акт выполненных работ
19 60 Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг 1 098 Акт выполненных работ
68/2 НДС 19 Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету 1 098 Акт выполненных работ, счет-фактура
71 50/1 Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет 7 500 Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60 71 В учете отражена оплата  услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1 71 Остаток непотраченных  средств возвращен  в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. 300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Дт Кт Содержание операции Сумма, руб. Документ-основание
71 50 Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы 20 000 Расходный кассовый ордер
20 71 Списаны расходы на билеты без НДС 6 780 Авансовый отчет,             ж/д билет
19 71 Выделен НДС по расходам на билеты 1 220 Ж/д билет
68.НДС 19 НДС направлен к вычету 1 220 Запись в книге покупок
20/44 71 Списаны расходы на проживание (гостиницу) без  НДС 4 237 Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
19 71 Выделен НДС по расходам на гостиницу 763
68.НДС 19 НДС направлен к вычету 763 Запись в книге покупок
20/44 71 Списаны суточные 6 000 Авансовый отчет
50 71 Работником возвращены непотраченные средства в кассу 1 000 Приходный кассовый ордер

Примеры проводок по счету 71

Далее на примере нескольких стандартных проводок показываем, как списываем 71 счет и что с остатком по счету 71.

На день выдачи денег под отчёт
Выдача денег под отчет из кассы Дт 71 – Кт 50-1
Перечисление денег на банковскую карту работника под отчет Дт 71 – Кт 51
На дату утверждения авансового отчета
Оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги Дт 60 и др. – Кт 1
Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке Дт 20 (91-2 и др.) – Кт 71
На дату окончательного расчета по выданным подотчетным суммам
Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы Дт 71 – Кт 50-1
Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного Дт 71 – Кт 51
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм Дт 50-1 – Кт 71
Неизрасходованный остаток подотчетных сумм перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации Дт 51 – Кт 71

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.

ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. . Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2017 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2020 — 2021 годах данное требование не действует

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Операции, которые отражаются в бухгалтерии на счете 71

Счет 71 в бухгалтерии предназначен для отражения расчетов компании с подотчетниками, т. е. с лицами, которые получили деньги под отчет от компании для оплаты каких-либо ее нужд. К таким расходам можно отнести:

  • закупки ТМЦ;
  • оплата работ или услуг;
  • расходы, связанные с командировками.

Подотчетниками могут быть только лица, работающие в компании по трудовому договору или в рамках ГПД. Выдача денег под отчет может осуществляться на постоянной основе или в разовом порядке.

Список сотрудников, получающих деньги регулярно, утверждается в приказе руководителя. В нем также указывается срок, на который работнику выдаются деньги фирмы. Для разового получения денег работнику необходимо написать заявление с указанием суммы и срока, на который она требуется.

Получивший деньги сотрудник, в соответствии с п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У, должен отчитаться по расходам не позднее 3 дней:

  • после окончания срока, на который выдавались деньги;
  • завершения командировки;
  • окончания периода нетрудоспособности;
  • выхода из отпуска.

Отчитываются подотчетные лица путем заполнения авансового отчета. А как отразить в бухгалтерском учете расходы подотчетного лица и курсовые разницы по авансовому отчету в иностранной валюте? Ответ на данный вопрос можно найти в готовом решении от экспертов «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведутся согласно требованиям Плана счетов бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.10.2000 № 94н.

Что показывает дебет счета 71

Дебет счета 71 показывает выдачу под отчет работникам организации денежных средств в корреспонденции со счетами, отражающими учет денежных средств:

  • Дт 71 Кт 50 — работнику выданы денежные средства на хознужды из кассы фирмы;
  • Дт 71 Кт 51 (52) — сотруднику переведены деньги с расчетного или валютного счета фирмы на командировочные расходы,

где:

счета 50, 51, 52 — счета, на которых ведется учет денежных средств.Операция показывает авансирование расходов, совершаемых работником в интересах компании. Такие операции отражаются в левой таблице лицевой стороны авансового отчета. Дебетовое сальдо по 71 счету складывается из денежных средств, оставшихся на руках у подотчетников.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Операция

Дебет

Кредит

Документы-основания

Деньги выданы наличными подотчет

71

50

Составлен отчет кассира, расходный ордер

Средства зачислены в подотчет на банковскую карту

71

51

Выписка банка, платежное поручение на перечисление

Зачислены средства в подотчет на корпоративную карточку организации

71

55

Выписка банка со специальных счетов компании

Отражена покупка основного средства по авансовому отчету

08

71

Акт о приемке работ и услуг

Оприходованы материалы и сырье, приобретенные подотчетным лицом

10

71

Накладные, товарные чеки, документы о перевозке, акт о приеме

Отражена сумма затрат по авансовому отчету на производственно-хозяйственные нужды

20, 26, 44

71

Авансовый отчет, накладные

Возврат в кассу средств, неизрасходованных подотчетным лицом

50

71

Отчет кассира, приходный ордер

Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица

73

71

Авансовый отчет

Теперь рассмотрим примеры оформления проводок для различных ситуаций.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71 Что указываем в кредите бухсчета 71
71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.

Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.

До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.

Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.

Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.

Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Вопросы и ответы по теме

Дебет Кредит Руб. Описание
10 000 Выдача денег
8 765 Расходы на покупку
1 234 Возврат остатка

Проводки по счету 71 Дебет Кредит Название операции 71 50 Выдана подотчетная сумма из кассы 71 51 Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника 50 71 Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу 20 (26, 44) 71 Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции 10 (15, 41) 71 Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом 94 71 Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок 70 94 Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Оцените качество статьи.

Войти на сайт

Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты. Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, расскажем в статье.

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ, Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Задолженность подотчетных лиц

Вернуться назад на Подотчетные лица

Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии учетной политикой в части курсовых разниц.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием показывается с помощью соответствующей проводки в кредите счета 71 с отнесением суммы в пределах установленных нормативов в дебет соответствующего затратного счета.

Дебиторская задолженность включает задолженность подотчетных лиц, поставщиков по истечении срока оплаты, налоговых органов при переплате налогов и других обязательных платежей, вносимых в виде аванса. Она включает также дебиторов по претензиям и спорным долгам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector